HowTo: Monitoring/Reporting bei Sistrix-Tools

Monitoring gehört zu den wichtigsten Tätigkeiten im Berufsfeld eines Suchmaschinenoptimierers. Ob Werte der Seiten selbst wie die Domainpopularität oder die Positionierungen in den Suchergebnissen bei Google: All dies ist die Grundlage weiterer zu treffender Maßnahmen. Wer dann auch noch für Kunden arbeitet, muss das Monitoring durch Reporting ergänzen, durch in der Regel wöchentliche oder monatliche Tätigkeitsberichte auf der Basis des Monitorings für den Kunden. Solche Funktionen sind in Offline-Tools wie dem Internet Business Promoter (IBP) bereits integriert. An dieser Stelle möchte ich das Vorgehen hinsichtlich Monitoring/Reporting bei den Sistrix-Tools beschreiben inkl. verschiedener eigener Ideen zur Optimierung dieses Moduls.
Der Anlass ist, dass ich zu Anfang des Beta-Tests grade mit diesem Modul meine Schwierigkeiten hatte. Es dauerte eine Weile, bis wirklich Reports bei mir ankamen 🙂 Ob dies an dem Beta-Status lag oder dem Fakt, dass man zuweilen schnell einmal etwas im Netz übersieht, vor allem, wenn man sich an eine ungewohnte Benutzeroberfläche gewöhnen muss, ist egal. Hier jedenfalls Schritt für Schritt die aktuellen Möglichkeiten des Monitoring-Moduls, die ich finden konnte.
Nach dem Login unter liegt der zentrale Ansatz darin, ein Projekt anzulegen („Neues Projekt hinzufügen“). Ich wähle hier in der Regel entweder die Kurzbezeichnung einer Domain (domain.de) oder den Namen eines Kunden. Also „Projektname“ und dann „Neues Projekt jetzt anlegen“. Als zweites muss ein Ordner angelegt werden, in dem alle Inhalte und Abfragen strukturiert werden. In der Regel verwende ich denselben Namen wie bei dem Projekt. Also „Ordnername“ eingeben und „Neuen Ordner anlegen“. Dies waren die Basiseinstellungen, die einfach vorzunehmen sind.
Man sieht nun u.a. Einstellmöglichkeiten mit den „Zugriffsrechten„. Hier kann man allen, die ebenfalls über einen Toolbox-Account verfügen, Zugriff auf alle Informationen zu diesem Projekt geben. Nach meiner bisherigen Einschätzung ist dies in erster Linie nur dann interessant, wenn mehrere SEOs mit verschiedenen Accounts gemeinsam an Projekten arbeiten. Bislang habe ich diese Funktion nicht eingesetzt.
Ordner & Abfragen anlegen
Der zweite Schritt besteht darin, Ordner & Abfragen anzulegen. Ich rate dazu, hier von Anfang an strukturiert vorzugehen und Unterordner anzulegen. Zum einen kann es später zu Chaos in den Reportings kommen, da die Reihenfolge der Abfragedarstellung automatisiert ist. Zum zweiten hat sich bei meinen Tests gezeigt, dass die Obergrenze dessen, was ein Ordner an Abfragen enthalten kann, derzeit bei 25 zu liegen scheint. Beispiele für Ordner können sein:

• Werte der Seite: In diesem Ordner finden sich alle Werte zu einer Domain.
• SERPs 1, SERPs2 etc: In solchen Ordner finden sich Positionsabfragen der Domain, ev. auch zu Mitbewerb, bei vielen Abfragen in thematisch strukturierte Ordner gegliedert.
• Mitbewerb xyz: Werte zu einem oder mehreren Mitbewerbern.

Durch Anklicken von „Unterordner einfügen“ wird automatisch ein Neuer Ordner angelegt, der dann über „Bearbeiten“ einen aussagekräftigen Titel erhalten kann. Im Gegensatz zum Hauptordner lassen sich Unterordner löschen. Nun kann man beginnen, Inhalte zu integrieren.
Abfragen für Werte der Seite
Folgende Abfragen ordne ich den Werten zu, die Gruppierung erfolgt nach den internen Zuordnung zu den Sistrix-Modulen und hat sonst keinerlei Funktion:

• Monitoring Modul: Anzahl der Ergebnisse (also die Anzahl der Seiten im Google Index), Google PageRank
• SEO-Modul: SISTRIX Sichtbarkeitsindex, Anzahl gefundener Keywords (beides reine Sistrix-Daten)
• Backlink-Modul: Anzahl Backlinks (Linkpopularität), Anzahl unterschiedlicher Domains (Domainpopularität) – beide Werte werden durch Synthese aus Yahoo- und Sistrix-Werten gebildet.
• SEM-Modul: Anzahl gefundener Keywords, Durchschnittliche Position (dieses Modul samt Abfragen habe ich bislang nicht getestet)

Wenn ich das bislang nicht getestete SEM-Modul einmal weglasse, kommt man auf sechs Werte pro Domain. Beim Anlegen der Abfragen gibt man in der Regel URL und eine Bezeichnung für die Abfrage ein. Bei letzterem empfehle ich eindeutige Bezeichnungen, da es sonst beim Aufruf der Startseite des Monitoring-Moduls zu Verwirrung kommen kann. Denn hier werden starke Veränderungen in einem Kurzüberblick dargestellt (super Idee von Johannes) – legt man mehrere Projekte an und gibt den Abfragen identische Bezeichnungen oder checkt gar dieselben Keywords, blickt man nicht mehr durch. Insofern vergebe ich bei solchen Abfragen eine dreistellige Kennziffer für jede zugeordnete Domain, gebildet aus dem Domainnamen. Wenn ich dann „Domainpop SFM“ sehe, weiß ich, welches Projekt betroffen ist. Eine Arbeitserleichterung könnte darin bestehen, wenn man ein solches Kürzel für jede Domain, jedes Projekt und/oder jeden Ordner definieren könnte und dies dann automatisiert am Ende oder am Anfang der Bezeichnung eingefügt würde. Aber vermutlich lohnt sich dieser Programmieraufwand nicht.
Positionsabfragen
Richtig wichtig ist natürlich, die Positionen in den SERPs und ihre Veränderungen zu kennen. Auch hier geht der Weg über „Abfrage einfügen“, wobei dann der erste Punkt „Positionsabfrage“ gewählt wird. Nun kann man Keyword, URL und Bezeichnung eingeben und dies eine Weile wiederholen. Ich bevorzuge die „Alternative Batcheingabe“, bei der maximal 10 Zeilen möglich sind nach dem Muster: Keyword#http://www.url.tld/demo/#Bezeichnung, und exportiere die Zeilen aus einem bisherigen Checktool. Hier würde es aus meiner Sicht die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen, wenn bei fehlender Bezeichnung einfach die Eingabe unter „Keyword“ eingesetzt werden würde, vielleicht gar ergänzt mit dem oben genannten Domain-, Projekt- oder Ordnerkürzel.
Soweit der zweite, besonders  umfangreiche Teil, kommen wir jetzt zum Reporting.
Reporting-Konfiguration
Nach Grundkonfiguration und Anlegen des Monitorings sind als Abschlussarbeit alle Maßnahmen des Reportings vorzunehmen. Man klickt als erstes in der Übersicht links auf „Reports“, vergibt einen Reportnamen und klickt auf „Ersten Report erstellen“. Nun kann man die Frequenz einstellen. Da ich Veränderungen in den Sistrix-Tools meist im wöchentlichen Zeitrahmen feststellen kann, wäre „wöchentlich“ oder „monatlich“ eine Wahl (dazu gleich mehr).
Nun kann man Empfänger definieren. Natürlich ist man selbst bereits eingetragen. Aber auch weitere Empfänger können definiert werden, entweder nach Toolbox-Account oder freie Eingabe von Mailadressen. Da gerade letzteres sinnvoll ist, um Reports direkt an Kunden zu senden, fände ich es interessant, den Versand auf den SEO personalisieren zu können. Also ein Postfach einzurichten á la report@agentur.de, alle Zugangsdaten und einen vorgefertigten eMail-Text einzugeben, so dass der Kunde trotz Versand via Sistrix-Tools die Mail von der tätigen SEO-Agentur zu erhalten scheint.
Zur Personalisierung der Reports finden sich allerdings weitere Einstellungen an ganz anderer Stelle, deshalb schiebe ich dies jetzt dazwischen. Und zwar in den Accountdetails unter . Ich persönlich würde es eher an anderer Stelle, nämlich der Basiskonfiguration des Reportings suchen, so dass es auch für jeden Report individualisiert werden könnte (eventuell eine Basisdefinition zugrundelegend). Hier kann man zuerst ein Logo hochladen, dass dann zu Beginn jedes Reports eingeblendet wird. Eine gute Idee. Leider wurde das von mir hochgeladene Logo, das normalerweise im Header die gesamte Breite eines solchen Dokuments einnimmt, stark verkleinert. Eine Größenangabe findet sich nicht, was sinnvoll wäre. Dazu kann man noch kurze Texte für zwei Fußzeilen eingeben. Diese Eingabe ist bei Weiterleiten der Reports an Kunden sehr wichtig, da ansonsten die Kontaktangaben von Sistrix erscheinen.
Erstellen des Reports
Nun kann man als vierten Schritt Reports erstellen. Wieder einmal muss erst einmal ein Ordner vergeben werden, dem ich in der Regel den betreffenden Projektnamen zuweise. Dann muss man sämtliche Abfragen des Monitorings per Häckchen aktivieren – leider fehlt derzeit noch eine „alles auswählen/alles deaktivieren“-Funktion, welche die bei vielen Abfragen entstehende Klickorgie verkürzen könnte. Der Vorteil dieser Möglichkeit, Auswahlen zu treffen, liegt natürlich darin, dass man nicht alle überwachten Abfragen an den Kunden kommunizieren muss. Dann klickt man auf „Auswahl übernehmen“.
Nun kann man noch Diagramme einfügen, d.h. von einer zahlenbasierten Darstellung auf einen Graphen umschalten. Dies geht allerdings nur bei einer Abfrageart, beispielsweise dem Sichtbarkeitsindex. Sind mehrere Sichtbarkeitsabfragen im Reporting enthalten, werden alle Domains in einem Graphen wiedergegeben, der zu Beginn des Reportings steht.
Darstellung des Reports
Es empfiehlt sich, nun am Ende der Seite auf „Report-Vorschau“ zu klicken, um den Report zu überprüfen. Wie bereits von den Sistrix-Tools gewöhnt, sind alle Zahlenangaben in drei Spalten strukturiert: Diese Woche | Vor einer Woche | Vor vier Wochen“, so dass man einen direkten Vergleich der aktuellen Entwicklungen hat (insofern kann auch ein monatlicher Report für viele Kunden genügen). Ich vermisse höchstens noch – wie beim Google Monitor – eine Spalte der Art „Beste Positionierung“. Der Graph dagegen zeigt die Entwicklung über den Zeitraum eines Jahres. Hier wäre die Möglichkeit, mehrere Graphen unterschiedlicher Abfragen wiederzugeben, natürlich verführerisch. Nachtrag: Dies lässt sich über das Anlegen mehrerer Ordner im Report realisieren.
Auch beim Report zeigt sich aus meiner Sicht noch ein wenig an Optimierungsmöglichkeiten der Darstellung. Alle Abfragen stehen derzeit untereinander, dabei wird nach Ordner und Alphabet vorgegangen, d.h. die Ordnerstruktur ist auch hinsichtlich der Darstellung hilfreich. Es wäre der Übersichtlichkeit sicher dienlich, wenn dies auch durch Zwischenüberschriften in den Tabellen deutlicher würde.  Korrektur: Dies geht doch, allerdings muss man dazu innerhalb des Reports erst Ordner anlegen und diesen dann Abfragen zuordnen. Ich bin nicht sicher, ob die Angaben frei von Bugs sind – Indizien dafür wären beispielsweise, dass ich bei einigen Testreports Angaben zur Domain- oder Linkpopularität von vier Wochen finde, aber keine zu letzter oder dieser Woche.
Sicherlich kein Bug ist es, wenn man bei der Darstellung von Suchergebnissen teilweise nur bei „Diese Woche“ eine Angabe findet, aber nicht bei den älteren. Dies erkläre ich mir damit, dass diese Keywords bislang nicht von den Sistrix-Tools überwacht wurden und erst jetzt ins System gelangt sind. Insofern wäre es wichtig, erst nach einem Monat Monitoring die Reports an Kunden zu schicken, da das Fehlen sicher vorhandener Positionierungen Fragen und Zweifel aufwerfen kann. Eine offene Frage wäre: Wandern die neuen Keywords nun komplett ins System (und damit vielleicht auch in den Sichtbarkeitsindex) oder werden sie nur für diese Projekte überwacht? Auf jeden Fall bietet dieses Modul damit genau das, was ich laut meinem Artikel über „Sistrix-Tools: Ideen für SEO- und Links-Modul“ bislang vermisst hatte.
Weitere Ideen
Eines der Dinge, die ich bereits zu Anfang des Beta-Tests der Sistrix-Tools sehr informativ fand, sind die Angaben der bekannten Keywords, mit denen man in der Top100 präsent ist sowie der Angaben „Interessante Rankings“ und vor allem „Chancen“, also der Keys, mit denen man kurz vor dem Sprung in die Top10 steht und die damit durch verhältnismäßig wenig Arbeit besonders viel Trafficsteigerung bringen können. Ich fände es genial, wenn man diese bereits bestehenden Abfragen ins Reporting einfließen lassen könnte (beispielsweise Top10, Top100, Chancen), im „Luxusfall“ auch mit Graphen wie „Anzahl Keywords – Zeitlicher Verlauf“.
Fazit und Finanzierungsmodelle

Das Monitoring-Modul ist für mich – neben SEO- und Linksmodul ein absolutes Muß als SEO. Sistrix bietet mit seinen Tools eine unglaubliche Bereicherung der deutschen Landschaft der Suchmaschinenoptimierer. Viele alte Größen haben längst ihre Eigenentwicklungen am Start – dank Sistrix können nun auch alle anderen in einem Bereich aufholen, der ansonsten nur Altstars und großen Agenturen vorbehalten war. Johannes Beus ist damit eine Demokratisierung der deutschsprachigen SEO-Branche zu verdanken.
Sicherlich mag jemand einwenden: 400 Euro im Monat? 4800 Euro im Jahr? Für all diejenigen, die sich wie ich zuweilen mit Monetarisierung schwer tun, sicher kein Pappenstil, vor allem auch in Anbetracht einer Vielzahl weiterer notwendiger laufender Ausgaben als SEO. Allerdings bietet gerade das Monitoring/Reporting-Modul einen hervorragenden Ansatz als Finanzierungsmodell. Wer einige Kunden betreut und diesen gegen eine monatliche Pauschale eine entsprechende Dienstleistung Monitoring/Reporting verkauft (und diese vielleicht als Basis für die Durchführung jeglicher laufender SEO-Betreuung kommuniziert), kann sich seinen Zugang zu den Sistrix-Tools über solche Möglichkeiten refinanzieren. Dies als Anregung… Ich musste zwar erfahren, dass kaum einer meiner Kunden (hier macht sich vielleicht doch eine Finanzkrise bemerkbar) bereit war, eine solche Dienstleistung zu buchen. Aber ich hoffe auf einen Bewusstseinswandel, darauf, dass bei Kunden diese Botschaft ankommt: Dass für langfristigen Erfolg im Web nicht nur SEO unabdingbar ist, sondern dass Monitoring/Reporting die Grundlage aller fundierten und seriösen Maßnahmen im Bereich der OnPage- und Offpage-Optimierung ist.